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東吳黃金集團有限公司
LBMA供應(yīng)鏈盡職調(diào)查管理辦法
編 制：王濤 版 本： C
審 核：包小玲 受控狀態(tài)：受 控
批 準(zhǔn)：吳衛(wèi)林 發(fā)行日期：2020年3月26日
供應(yīng)鏈盡職調(diào)查管理辦法（C版）
為了打擊系統(tǒng)或廣泛的侵權(quán)或侵犯人權(quán)行為，避免向武裝沖突提供捐助，遵從高標(biāo)準(zhǔn)的反洗錢和反恐怖主義融資，根據(jù)《倫敦貴金屬市場協(xié)會（LBMA）責(zé)任黃金準(zhǔn)則》要求，特制定東吳黃金集團有限公司黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查管理辦法。
1、范圍
本政策適用于與東吳黃金集團有限公司黃金交易、黃金委托精煉等業(yè)務(wù)相關(guān)的所有供應(yīng)商。本政策所涉及的黃金來源包括礦產(chǎn)金、回收金及2012年1月1日后生產(chǎn)的各種形式的庫存黃金。
2、術(shù)語和定義
本政策中涉及的術(shù)語和定義均采用《LBMA責(zé)任黃金準(zhǔn)則》所確立的內(nèi)容。
3、組織架構(gòu)及人員職責(zé)
3.1 組織架構(gòu)
公司為黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作設(shè)立了專門的組織，其架構(gòu)如下：
3.2 各類人員職責(zé)
3.2.1 高管層
1）主持并全面負(fù)責(zé)公司黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作。
2）負(fù)責(zé)黃金供應(yīng)鏈的審批。
3）負(fù)責(zé)提供資源，配合盡職調(diào)查工作。
3.2.2 合規(guī)總監(jiān)職責(zé)
1）全面負(fù)責(zé)公司黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作。
2）監(jiān)督檢查黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查過程，并評估盡職調(diào)查是否充分進行；認(rèn)為有必要，則要求提供附加文件或信息。
3）對已識別出風(fēng)險的黃金供應(yīng)鏈或交易采取恰當(dāng)?shù)拇胧p少風(fēng)險直至消除風(fēng)險。
4）發(fā)現(xiàn)高風(fēng)險黃金供應(yīng)鏈或交易時，應(yīng)及時向高管層匯報并采取嚴(yán)格的控制措施。
5）定期對員工進行責(zé)任黃金準(zhǔn)則和供應(yīng)鏈盡職調(diào)查管理辦法培訓(xùn)。
6）負(fù)責(zé)起草、修訂公司黃金供應(yīng)鏈相關(guān)的政策、方針和體系。
7）為公司高管層履行盡職調(diào)查責(zé)任提供必要的準(zhǔn)確信息。
8) 負(fù)責(zé)組織LBMA管理體系的監(jiān)督評審工作，編制《合規(guī)報告》。
3.2.3 精煉事業(yè)部合規(guī)監(jiān)督員職責(zé)
1）負(fù)責(zé)與LBMA及審計機構(gòu)的溝通與聯(lián)絡(luò)。
2）嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查措施和高風(fēng)險黃金供應(yīng)鏈評判標(biāo)準(zhǔn)。
3）負(fù)責(zé)收集并保存足夠的黃金供應(yīng)鏈證明文件。
4）核實運輸公司、保險公司資質(zhì)，跟蹤和妥善保存每一批運單。
5）必要時，定期對重要黃金供應(yīng)商進行現(xiàn)場調(diào)查。
6）協(xié)助與鼓勵黃金供應(yīng)商承諾且書面確認(rèn)遵守《OECD沖突影響地區(qū)和高風(fēng)險地區(qū)礦產(chǎn)品責(zé)任供應(yīng)鏈盡職調(diào)查指南》附錄Ⅱ中的規(guī)定。
7）負(fù)責(zé)收集并匯總上報公司內(nèi)部員工對黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作的意見和建議。
8盡職調(diào)查過程和黃金交易出現(xiàn)異常情況及時向合規(guī)總監(jiān)報告。
3.2.4 財務(wù)服務(wù)部合規(guī)監(jiān)督員職責(zé)
1）嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查措施和高風(fēng)險黃金供應(yīng)鏈評判標(biāo)準(zhǔn)。
2）負(fù)責(zé)收集并保存足夠的黃金供應(yīng)鏈證明文件。
3）完整保存黃金供應(yīng)商的所有交易及財務(wù)憑證，保存期限為至少5個財務(wù)年。
4）評估黃金供應(yīng)商財務(wù)數(shù)據(jù)，厘清其商業(yè)關(guān)系目的和本意信息。
5）負(fù)責(zé)收集并匯總上報公司內(nèi)部員工對黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作的意見和建議。
6）盡職調(diào)查過程和黃金交易出現(xiàn)異常情況及時向合規(guī)總監(jiān)報告。
3.2.5 結(jié)算中心（財務(wù)）合規(guī)監(jiān)督員職責(zé)
1）嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查措施和高風(fēng)險黃金供應(yīng)鏈評判標(biāo)準(zhǔn)。
2）負(fù)責(zé)收集并保存足夠的黃金供應(yīng)鏈證明文件。
3） 核實并記錄每一批收到的黃金產(chǎn)品重量和檢測結(jié)果，分析和評估這些數(shù)據(jù)是否與供應(yīng)鏈了解情況相符；如果不符則進行詳細(xì)調(diào)查并得出書面調(diào)查報告。
4）負(fù)責(zé)收集并匯總上報公司內(nèi)部員工對黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作的意見和建議。
5）盡職調(diào)查過程和黃金交易出現(xiàn)異常情況及時向合規(guī)總監(jiān)報告。
4、高風(fēng)險黃金供應(yīng)鏈評判標(biāo)準(zhǔn)
對于礦產(chǎn)黃金還是回收黃金，公司均嚴(yán)格按照《OECD沖突影響地區(qū)和高風(fēng)險地區(qū)礦產(chǎn)品責(zé)任供應(yīng)鏈盡職調(diào)查指南》附錄Ⅱ中的規(guī)定識別風(fēng)險。當(dāng)黃金供應(yīng)鏈源頭出現(xiàn)下述風(fēng)險時公司應(yīng)密切關(guān)注：
1）與黃金開采、運輸和交易有關(guān)的系統(tǒng)化、廣泛化的侵權(quán)或侵犯人權(quán)行為。
2）直接或間接的支持非政府武裝集團、公共或私人保安部隊。
3）賄賂而來或者是掩蓋黃金真實來源。
4）洗錢和恐怖主義融資。
5）為武裝沖突提供捐助。
6)國內(nèi)手續(xù)不全、非法開采的小型礦山以及開采黃金源于手工開采；
7)開采黃金利用汞生產(chǎn)而得；
8)不遵守環(huán)境和可持續(xù)發(fā)展法律要求，開采黃金源于世界遺產(chǎn)遺址或國內(nèi)自然生態(tài)保護區(qū)；
9)其他LBMA規(guī)定的高風(fēng)險區(qū)域。
根據(jù)LBMA和OECD相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特規(guī)定如下高風(fēng)險黃金供應(yīng)鏈評判標(biāo)準(zhǔn)：
1）礦產(chǎn)黃金或回收黃金的來源地、中轉(zhuǎn)地或者途經(jīng)地是沖突影響或侵犯人權(quán)的高風(fēng)險地區(qū)。
2）礦產(chǎn)黃金聲稱來源于一個已知儲量有限、資源有限或預(yù)計黃金產(chǎn)量有限的國家。
3）回收黃金來源于已知的沖突影響和侵犯人權(quán)的高風(fēng)險地區(qū)，或者有理由懷疑經(jīng)此地區(qū)中轉(zhuǎn)過。
4）黃金供應(yīng)鏈中的企業(yè)或者其已知的上游企業(yè)位于一個有著洗錢、犯罪和貪污高風(fēng)險的國家。
5）黃金供應(yīng)鏈中的企業(yè)或者其已知的上游企業(yè)的收益所有人是政治敏感人物。
6）黃金供應(yīng)鏈中的企業(yè)或者其已知的上游企業(yè)積極參與高風(fēng)險商業(yè)活例
如武器、賭博、賭業(yè)、古董和藝術(shù)品、宗教和宗教領(lǐng)袖。
7) 礦產(chǎn)金來源于國內(nèi)手續(xù)不全、非法開采的小型礦山，以及開采黃金源于手工
開采；
8) 礦產(chǎn)金或再生金利用汞生產(chǎn)而得；
9) 不遵守環(huán)境和可持續(xù)發(fā)展法律要求，礦產(chǎn)金或再生金源于世界遺產(chǎn)遺址或國
內(nèi)自然生態(tài)保護區(qū)；
10)中國政府認(rèn)定的其它高風(fēng)險情況。
當(dāng)上述評判標(biāo)準(zhǔn)任何一條客觀存在時，則該黃金供應(yīng)鏈被判定為高風(fēng)險供應(yīng)鏈。部門合規(guī)監(jiān)督員應(yīng)立即準(zhǔn)備資料并上報合規(guī)總監(jiān)，由合規(guī)總監(jiān)報告公司高管層審批該高風(fēng)險供應(yīng)鏈。
5、供應(yīng)鏈盡職調(diào)查
5.1 原則
在與任何黃金供應(yīng)商建立業(yè)務(wù)關(guān)系之前必須按照基于風(fēng)險的方法履行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查，有效的掌握供應(yīng)鏈和評估風(fēng)險。 對供應(yīng)鏈的風(fēng)險評估始于對黃金產(chǎn)地來源的調(diào)查。
公司將持續(xù)不斷的對黃金供應(yīng)鏈進行盡職調(diào)查，以確保有效符合LBMA規(guī)則要求。
5.2 程序
5.2.1 供應(yīng)商信息收集及評估
1）建立供應(yīng)鏈客戶檔案，包括：企業(yè)名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式、相關(guān)資質(zhì)、營運方式、生產(chǎn)方式、交易合同等。
2）對既有供應(yīng)鏈客戶需定期進行核查，如有新建或變更的客戶，需及時對其進行檔案資料檢查，保持檔案資料庫處于最新狀態(tài)。
3）識別客戶、企業(yè)和企業(yè)收益所有人，使用可靠的獨立來源文件、數(shù)據(jù)或者信息來驗證其身份。
4）確定供應(yīng)鏈中客戶、企業(yè)和企業(yè)收益所有人不在任何政府的洗錢、詐騙或恐怖主義通緝名單上。
5）定期獲取供應(yīng)鏈客戶商業(yè)和財務(wù)方面的詳細(xì)情況、從事黃金交易目的及商業(yè)運作情況。
5.2.2 黃金來源為礦產(chǎn)金的附加調(diào)查要求
1）獲取黃金的產(chǎn)地來源信息。
2）獲取供應(yīng)商采礦許可證信息。
3）獲取供應(yīng)商進出口許可證信息。
4）收集和評估采礦情況信息。
5）獲取開采能力數(shù)據(jù)。
6）礦產(chǎn)金來源于手工或小型礦場時（ASM），應(yīng)首先評估其是否合法；如合法，讓對方提供相關(guān)資質(zhì)證書；不合法，則必須中斷交易，拒絕向其采購或接受其委托加工。
7) 對礦工佩戴勞保護品、健康安全培訓(xùn)、職業(yè)病查體進行調(diào)查；
8) 對是否遵守環(huán)境和可持續(xù)發(fā)展法律要求，是否制定環(huán)境相關(guān)的政策及控制程序，是否通過有關(guān)部門環(huán)境評估認(rèn)證等進行調(diào)查；
9) 對當(dāng)?shù)鼐用袷欠翊嬖谟绊戇M行調(diào)查。
5.2.3 黃金來源為回收金的附加調(diào)查要求
收集和評估回收金供應(yīng)商關(guān)于反洗錢-反恐怖主義融資的政策行動資料。
5.2.4 高風(fēng)險情況下強化盡職調(diào)查的附加要求
根據(jù)供應(yīng)商企業(yè)類型、業(yè)務(wù)關(guān)系、交易類型、企業(yè)的地理位置或運輸區(qū)域，用基于風(fēng)險的方法決定實施盡職調(diào)查措施的程度。對應(yīng)于更高風(fēng)險的情況，公司將采取強化的盡職調(diào)查，并采取如下的附加處理步驟：
1）實地考察或參觀高風(fēng)險供應(yīng)鏈，證實供應(yīng)鏈盡職調(diào)查結(jié)果的文件記錄是否真實。
2）大規(guī)模開采的黃金：使用可信的獨立來源的文件、數(shù)據(jù)和信息來核實情況，從礦山到精煉廠，供應(yīng)鏈中的企業(yè)（包括生產(chǎn)商、中間商、交易商、出口商和運輸商）的收益所有人和政府監(jiān)控名單信息都要求要核實。
3）手工或小型礦開采的ASM黃金：使用可靠的獨立來源的文件、數(shù)據(jù)和信息來核實情況，從黃金出口商到精煉廠，供應(yīng)鏈中的企業(yè)（包括國際黃金交易商和運輸商）的收益所有人和政府監(jiān)控名單信息都要求要核實。
4）回收黃金：使用可靠的獨立來源的文件、數(shù)據(jù)和信息來核實情況，從黃金供應(yīng)方到精煉廠，供應(yīng)鏈中的企業(yè)（包括運輸商）的收益所有人和政府監(jiān)控名單信息都要求要核實。
6、交易監(jiān)督
對黃金交易的過程始終保持審查和監(jiān)督，以確保交易與公司對供應(yīng)鏈的了解和風(fēng)險預(yù)測相一致。對交易的監(jiān)督公司運用基于風(fēng)險的方法來開展。
對每一批收到的黃金獲取并記錄以下信息：
1）礦產(chǎn)黃金：預(yù)估的重量和檢測結(jié)果（由供應(yīng)方提供）；航運/貨運單據(jù)（如可能，發(fā)貨單、貨運單、形式發(fā)票等）；高風(fēng)險交易的進出口表格。
2）回收黃金：預(yù)估的重量（由供應(yīng)方提供）；航運/貨運單據(jù)（如可能，發(fā)貨單、貨運單、形式發(fā)票等）；高風(fēng)險交易的進出口表格。
驗證上述文件是否相互印證，是否與對供應(yīng)鏈的了解情況相符。如出現(xiàn)交易背景不符的情況，將組織調(diào)查并得出書面調(diào)查結(jié)果。
7、風(fēng)險評估報告
合規(guī)總監(jiān)每年初向公司高管層提交上一年度黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查風(fēng)險評估報告。
高管層對黃金供應(yīng)鏈保有最終控制權(quán)和最高責(zé)任。高管層謹(jǐn)慎選擇和監(jiān)督合規(guī)總監(jiān)，并給予其必要的職權(quán)以完成其職責(zé)。
高管層審批黃金供應(yīng)鏈，決定是否與之開展或保持商務(wù)關(guān)系。
8、記錄保存
收集并保存足夠的供應(yīng)鏈證明文件記錄，按照供應(yīng)鏈盡職調(diào)查系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)來評判風(fēng)險要求，以證明公司充分且持續(xù)地完成了黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作。
供應(yīng)鏈證明文件記錄要求保存至少5個會計年度。
9、培訓(xùn)
每年定期對黃金供應(yīng)鏈中的所有員工進行盡職調(diào)查政策和管理辦法的培訓(xùn)。
10、管理體系監(jiān)督審核
每年對LBMA管理體系進行至少一次內(nèi)部審核，檢查體系運行的適宜性和有效性，依據(jù)檢查結(jié)果，編寫合規(guī)報告。聘請有資質(zhì)第三方認(rèn)證公司，對我公司LBMA管理體系進行監(jiān)督審核。
11、信息溝通機制
設(shè)立機密申訴郵箱：pub@dongwugold.com，定期由專人查閱，用于收集并匯總上報公司社會和內(nèi)部員工對黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作的意見和建議。
在日常黃金交易和供應(yīng)鏈管理工作中，員工如發(fā)現(xiàn)違規(guī)事項或異常情況，應(yīng)立即向所在部門合規(guī)監(jiān)督員報告；合規(guī)監(jiān)督員經(jīng)核實后應(yīng)立即向合規(guī)總監(jiān)報告，必要時以書面形式報告高管層。
電話：0512-67163930
傳真：0512-67168171
機密申訴郵箱：pub@dongwugold.com
地址：江蘇省蘇州市工業(yè)園區(qū)港浪路1號